Учет услуг сотовой связи

Что нужно знать для того, чтобы правильно учесть услуги сотовой связи?

Согласно пп. 25 п. 1 ст. 265 НК РФ к числу прочих расходов, связанных с производством и реализацией, отнесены расходы на оплату услуг связи. А Федеральным законом от 07.07.2003 N 126-ФЗ "О связи" установлено, что электросвязью является любое излучение, передача или прием знаков, сигналов, голосовой информации, письменного текста, изображений, звуков или сообщений любого рода по радиосистеме, проводной, оптической и другим электромагнитным системам. Следовательно, услуги мобильной радиотелефонной (сотовой) связи могут быть отнесены к услугам связи

Любые расходы, принимаемые в учете, должны быть документально подтвержденными и экономически обоснованными. 

Поэтому, прежде всего, возникает вопрос какими документами можно обосновать услуги, предоставляемые операторами сотовой связи, чтобы они соответствовали критерию экономической оправданности.

Есть вариант компенсации сотовых переговоров сотруднику. В данном случае предприятие может назначить сотруднику ежемесячную компенсацию. Представители налоговой службы рекомендуют подтверждать производственный характер телефонных разговоров:
- приказами руководителя фирмы об утверждении списка сотрудников, которые для исполнения служебных обязанностей используют личные телефоны;
- письменными соглашениями об использовании сотрудниками в работе личных телефонов; детализированными счетами операторов мобильной связи;
- должностными инструкциями, в которых сказано, при исполнении каких обязанностей сотрудник может пользоваться мобильной связью; (письма Минфина РФ от 27 июля 2006 г. N 03-03-04/3/15, УФНС России по г. Москве от 9 февраля 2005 г. N 20-12/8153).

Еще вариантом возмещения расходов можно рассмотреть ситуацию, когда фирма самостоятельно заключает контракт с сотовым оператором связи.

По договору оператор мобильной связи предоставляет фирме определенное количество абонентских номеров (sim-карт) и периодически выставляет счета на оплату переговоров. В договор можно включить условие, по которому вместе со счетами на оплату оператор будет предоставлять фирме расшифровку (детализацию) счета по каждому номеру. Налоговые инспекторы считают такие расшифровки едва ли не основным документом, подтверждающим производственный характер телефонных переговоров.

При таком варианте подтверждающими документами, по мнению контролирующих органов, для подтверждения производственного характера телефонных разговоров рекомендуется иметь в наличии:
- договоры с оператором мобильной связи на оказание услуг;
- счета операторов мобильной связи, содержащими разбивку общей суммы и детализацию звонков по предоставленным абонентским номерам;
- должностные инструкции, в которых сказано, при исполнении каких обязанностей сотрудник может пользоваться мобильной связью;
- приказы руководителя фирмы об утверждении списка сотрудников, которым в силу выполняемых ими обязанностей необходима мобильная связь.

В данной ситуации спорным моментом является необходимость расшифровки телефонных звонков. Инспекторы и финансисты считают, что для того, чтобы услуги связи учесть в расходах, нужна расшифровка звонков с указанием телефонных номеров и мест нахождения абонентов, с которыми сотрудники вели переговоры (письма УФНС РФ по г. Москве от 20 сентября 2006 г. N 20-12/83834, Минфина РФ от 5 июня 2008 г. N 03-03-06/1/350).

Тем не менее, этого можно и не делать. В некоторых случаях суды прямо указывают, что расшифровка звонков для подтверждения производственного характера расходов не требуется (постановления ФАС Северо-Западного округа от 8 декабря 2005 г. N А56-50572/04 и ФАС Волго-Вятского округа от 2 февраля 2006 г. N А38-4091-12/222-2005).

Доказать, что расходы на телефонные разговоры не носили производственного характера, инспекторы должны независимо от того, есть у фирмы расшифровка звонков или нет.